Instrukcja generowania certyfikatów do integracji z Krajowym Systemem eFaktur
Wprowadzenie
Ministerstwo Finansów wprowadziło nowy sposób uwierzytelniania w KSeF, zastępując dotychczasowe tokeny autoryzacyjne mechanizmem opartym na certyfikatach. Oznacza to konieczność wygenerowania dwóch odrębnych certyfikatów dla każdej spółki.
Rodzaje wymaganych certyfikatów
- Certyfikat uwierzytelniający podmiot w KSeF
Umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów w systemie KSeF. - Certyfikat do obsługi trybów offline
Wykorzystywany przy podpisywaniu linku do weryfikacji wystawcy.
Kto i gdzie może wygenerować certyfikaty?
- Certyfikaty generuje się w Module Certyfikatów i Uprawnień Ministerstwa Finansów:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login - Uprawnienie do wygenerowania certyfikatów posiada wyłącznie osoba uprawniona do działania w imieniu spółki w KSeF.
- Zakres uprawnień definiuje się poprzez użycie pieczęci kwalifikowanej lub złożenie do urzędu skarbowego formularza ZAW-FA(zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF).
Instrukcja krok po kroku
1. Logowanie do systemu
Przejdź na stronę https://mcu.mf.gov.pl/web/login.
- Wprowadź identyfikator (najczęściej NIP spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej).
- Po podaniu NIP przejdź do widoku umożliwiającego podpisanie. Kliknij „Uwierzytelnij” a następnie „Podpisz”.
2. Podpisanie danych
Po poprawnym zalogowaniu zobaczysz pulpit z wybranym kontekstem firmy/spółki.
3. Wnioskowanie o certyfikat
- Przejdź do zakładki Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
- Określ nazwę certyfikatu (dowolna, ale powinna umożliwiać jednoznaczną identyfikację w przyszłości).
- Ustaw hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa określone przez Ministerstwo Finansów.
4. Generowanie i pobranie pliku certyfikatu
- Po wprowadzeniu danych wybierz opcję Generuj.
- System automatycznie utworzy i zapisze na dysku plik z rozszerzeniem .key.
- Zaznacz: Uwierzytelnienie w systemie KSeF
- Wskaż datę bieżącą i kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”
- Kliknij „Odśwież”, a następnie „Pobierz certyfikat”.
- Zachowanie pliku certyfikatu
- Plik .key musi zostać zachowany – jest niezbędny do dalszych prac wdrożeniowych oraz prawidłowego działania integracji z KSeF.
-
6. Generowanie drugiego certyfikatu
- Kliknij „Wnioskuj o kolejny certyfikat” i wypełnij pola analogicznie, zaznaczając w kolejnym kroku opcję „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Czy muszę generować oba certyfikaty?
Tak, oba certyfikaty są wymagane do pełnej integracji z KSeF – jeden do uwierzytelniania, drugi do obsługi trybów offline.
2. Kto może wygenerować certyfikat?
Wyłącznie osoba uprawniona do działania w imieniu spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej w KSeF, z odpowiednimi uprawnieniami (pieczęć kwalifikowana lub formularz ZAW-FA).
3. Co zrobić, jeśli zgubię plik certyfikatu (.key)?
Należy wygenerować nowy certyfikat i zaktualizować go w systemach integrujących się z KSeF.
4. Czy mogę unieważnić certyfikat?
Tak, w Module Certyfikatów i Uprawnień Ministerstwa Finansów dostępna jest opcja unieważnienia certyfikatu.
5. Jakie wymagania musi spełniać hasło do certyfikatu?
Hasło musi spełniać wymagania bezpieczeństwa określone przez Ministerstwo Finansów – szczegóły dostępne podczas wnioskowania o certyfikat.
Podsumowanie
Proces generowania certyfikatów do KSeF jest prosty, jeśli wykonasz go zgodnie z powyższą instrukcją. Pamiętaj o zachowaniu plików certyfikatów oraz o tym, że tylko osoby uprawnione mogą je wygenerować. W razie wątpliwości skorzystaj z sekcji FAQ lub skontaktuj się z działem wsparcia Ministerstwa Finansów.